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系統計算存貨價值的方法與人手的簿記處理的比較:

(A) 人手編製的會計報告

人手處理存貨賬戶(STOCK ACCOUNT)時,會把期末存貨(CLOSING STOCK)的結存(BALANCE)同時納入損益表及資產負債表內.

例如:

1. 損益表 (PROFIT & LOSS ACCOUNNT)

編制損益表時,會以計算或點算的方法來得出期末存貨(CLOSING STOCK).
-----------------------------------------------------
損益項目                          $          $
-----------------------------------------------------
銷貨(SALES)                              X,XXX,XXX
減:
   期初存貨(OPENING STOCK)      5,000
   加: 購貨(PURCHASE)           X,XXX
                            ---------
                                X,XXX

   減: 期末存貨(CLOSING STOCK)  3,000
                            ---------      (XX,XXX)
                                        -----------
毛利(GROSS PROFITS)                        XXX,XXX
-----------------------------------------------------

2. 資產負債表 (BALANCE SHEET)

編制資產負債表時,人手會把損益表的$3,000作為存貨價值.
-----------------------------------------------------
資產負債項目                      $           $
-----------------------------------------------------
    固定資產                              X,XXX.XXX
    流動資產
    現金                       XXX,XXX
    存貨                         3,000
                           -----------
                                          X,XXX,XXX
                                       ------------
                                          X,XXX.XXX
-----------------------------------------------------


(B) 電腦系統編製會計報告

輸入每個賬戶時必須確定其類別,而且每個賬戶只可屬於一個類別,我們必須在電腦系統內設立三個有關存貨的賬戶.

假設關於貨品價值的賬戶有三個(B為資產負債表的科目,P為損益表的科目)

---------------------------------------------
編號 | 賬號 |   名稱   | 報表 | 類別 | 借/貸
---------------------------------------------
(1)    26     存貨        B      1       D
(2)    71     期末存貨    P      B       C
(3)    72     期初存貨    P      B       D
---------------------------------------------

人手處理時賬戶(1)和賬戶(2)的性質一樣,其方法在前面提及.在電腦系統內賬戶(1),(2)和(3) 是三個獨立的賬戶.所以每月存貨值的處理跟人手的方法分別很大.每月盤點貨倉后的存貨值,必須分別輸入會計科目為B的"存貨"及會計科目P的"期末存貨"

損益表(PROFIT & LOSS ACCOUNT)只計算會計科目P的賬戶.資產負債表(BALANCE SHEET)只計算會計科目B的賬戶.

假設每年的4月1日為公司的新會計年度開始,上年度年結后,資產負債表的貨物結存為5000元,並於4月30日存貨結算有3000元.

使用總分類賬系統處理存貨價值的步驟如下:

(1)
上年度年結后,資產負債表項目的結存(BALANCE C/F)會轉為本年度的上期結餘(BALANCE B/F).因此存貨賬戶(STOCK-ON-HAND)的上期結餘會自動顯示為$5,000

(2)
為了在損益表中顯示公司在4月份開始時有存貨值$5,000,我們以傳票輸入:

4月1日  借: 期初存貨   $5,000
        貸: 存貨       $5,000

(3)
為了在損益表中顯示公司在4月份結束時有存貨值$3,000,我們以傳票形式輸入:

4月30日 借: 存貨       $3,000
        貸: 期末存貨   $3,000


由此可見,每月只需重覆步驟(2)(3),損益表及資產負債表均可準確顯示公司的存貨值.

 

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