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系統計算存貨價值的方法與人手的簿記處理有差別.
(A) 人手編製的會計報告
人手處理存貨賬戶(STOCK ACCOUNT)時,會把期末存貨(CLOSING STOCK)的結存(BALANCE)同時納入損益表及資產負債表內.
例如:
1. 損益表 (PROFIT & LOSS ACCOUNNT)
編制損益表時,會以計算或點算的方法來得出期末存貨(CLOSING STOCK).
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$ $
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銷貨(SALES)
X,XXX,XXX
減:
期初存貨(OPENING STOCK) 5,000
加: 購貨(PURCHASE)
X,XXX
---------
X,XXX
減: 期末存貨(CLOSING STOCK) 3,000
--------- (XX,XXX)
-----------
毛利(GROSS PROFITS)
XXX,XXX
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2. 資產負債表 (BALANCE SHEET)
編制資產負債表時,人手會把損益表的$3,000作為存貨價值.
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資產
$ $
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固定資產
X,XXX.XXX
流動資產
現金
XXX,XXX
存貨
3,000
-----------
X,XXX,XXX
------------
X,XXX.XXX
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(B) 電腦系統編製會計報告
輸入每個賬戶時必須確定其類別,而且每個賬戶只可屬於一個類別,我們必須在電腦系統內設立三個有關存貨的賬戶.
假設關於貨品價值的賬戶有三個(B為資產負債表的科目,P為損益表的科目)
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編號 | 賬號 | 名稱 | 報表 | 類別 | 借/貸
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(1) 26 存貨
B 1 D
(2) 71 期末存貨 P
B C
(3) 72 期初存貨 P
B D
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人手處理時賬戶(1)和賬戶(2)的性質一樣,其方法在前面提及.在電腦系統內賬戶(1),(2)和(3)
是三個獨立的賬戶.所以每月存貨值的處理跟人手的方法分別很大.每月盤點貨倉后的存貨值,必須分別輸入會計科目為B的"存貨"及會計科目P的"期末存貨"
損益表(PROFIT & LOSS ACCOUNT)只計算會計科目P的賬戶.資產負債表(BALANCE SHEET)只計算會計科目B的賬戶.
假設每年的4月1日為公司的新會計年度開始,上年度年結后,資產負債表的貨物結存為5000元,並於4月30日存貨結算有3000元.
使用總分類賬系統處理存貨價值的步驟如下:
(1)
上年度年結后,資產負債表項目的結存(BALANCE C/F)會轉為本年度的上期結餘(BALANCE
B/F).因此存貨賬戶(STOCK-ON-HAND)的上期結餘會自動顯示為$5,000
(2)
為了在損益表中顯示公司在4月份開始時有存貨值$5,000,我們以傳票輸入:
4月1日 借: 期初存貨 $5,000
貸: 存貨
$5,000
(3)
為了在損益表中顯示公司在4月份結束時有存貨值$3,000,我們以傳票形式輸入:
4月30日 借: 存貨 $3,000
貸: 期末存貨 $3,000
由此可見,每月只需重覆步驟(2)(3),損益表及資產負債表均可準確顯示公司的存貨值.
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