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(A) 操作步驟
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設定貨幣代號及兌換率.
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設定賬戶編碼及類別.
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將以前的餘額以日記簿方式輸入電腦, 也可用傳票或在明細賬維護中直接輸入.
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每日開傳票或用日記簿記賬.
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將傳票過賬, 可選擇逐張過賬或累積一次過賬.
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有需要時印出報表.
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會計年度終結時執行<結轉下一年度>.
(B) 設定貨幣代號
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代號
| 啟用日期 | 名稱 | 兌換率 | 類別
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HKD 1993/06/01 港元 1.0000 1 (1 表示本地貨幣)
USD 1993/05/01 美元 7.8000 0 (0 表示外地貨幣)
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[啟用日期]
可輸入一個日期, 表示由此日期開始, 使用本行紀錄的兌換率.
[兌換率]
兌換率是指一外幣能兌換多少本幣, 假設港元為本幣, 并且1美元等如7.8港元, 兌換率即為7.8.
[類別]
用0表示外地貨幣, 1表示本地貨幣.
(B) 設定賬戶
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賬號 |
名稱
| 類別 | 標記
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02 銀行存款
1
02/01 活期
1
02/01/01 A 銀行 A/C 0123456
1 Y
02/01/02 B 銀行 A/C 6543210
1
02/02 定期
1 C
02/02/01 A 銀行
1
02/03 支票
1
02/03/01 A 銀行 A/C 8888888
1
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[賬號]
除了可用/外, 也可用其他符號作為賬號級數的分隔符號, 也可以不用分隔符號. 可在<系統設定\組別設定>定義賬號結構.
[類別]
1-6
表示此賬戶會出現在資產負債表, 其中:
1 流動資產 2 長期及其他資產
3 流動負債 4 長期及其他負債
5 其他資產或負債 6 股東權益
A-L 表示此賬戶會出現在損益計算表, 其中:
A 營業收入 B 營業成本 C 直接費用 D 經營管理費 E 折舊攤銷
F 財產損失 G 財務收入 H 財務支出 I 其他收入
J 其他支出
K 其他項目 L 損益調整
如果此欄位不填入任何資料, 表示此賬戶不會出現在資產負債表及損益計算表, 其餘額必須保持為零.
[標記]
保留空白表示開傳票時標記可有可無.
Y
表示這個賬戶在開傳票時必須輸入標記.
C 表示這個賬戶在開傳票時必須輸入標記,而且輸入的標記必須與預先設定的相符.
***
設定賬戶時可轉入"賬戶樣本", 賬戶一經使用,在本年度不可刪除, 亦不可修改賬號.
(C) 分錄傳票
[傳票編號]
例1:
11月份的傳票代碼為11, 人手輸入第一張傳票的編號110001, 第二張只需輸入11, 系統自動產生110002, 如此類推.
例2:
選擇傳票代碼ARS, 人手輸入ARS第一張傳票的編號ARS0001, 第二張只需輸入ARS, 系統自動產生ARS0002, 如此類推.
***
如果用戶輸入編號的長度大於5, 系統不自動產生編號.
*** 系統會使用人手輸入編號的長度產生新編號.
[輸入賬號]
可以輸入一個預先在賬戶表設定好的賬號.
按[F8查詢]或[賬號]欄位鼠標鍵可調出賬戶表, 按[Enter]或用鼠標點選欄位內容即可將選定的賬號輸入到傳票的賬號欄位.
可以先輸入部份賬號或部份名稱加上一點(例如: 存款.), 然後按查詢鍵, 系統會尋找最接近的賬戶.
*** 必須使用最明細的賬戶
[填寫摘要]
如果需要復製傳票中其他位置的摘要, 使用[Ctrl+C]儲存, [Ctrl+V]取出. 如果留空不填, 系統會自動復製上一行的摘要.
按[F8查詢]鍵可以輸入有關某一賬戶的摘要, 用[Enter]或鼠標點選可從摘要表中選擇一行預先輸入的摘要.
[借方或貸方]
用Ｄ表示借方金額, Ｃ或－號表示貸方金額. 如果保留空白, 系統會填上Ｄ.
[輸入金額]
如果已經輸入了多個借貸方金額, 想計算出平衡金額, 例如輸入了3個借方金額, 想知道貸方金額是多少可輸入[.]然後按[Enter].
[加上標記]
標記欄位可用來標識應收, 應付, 信用證, 合同, 人員等資料, 過賬後可得到應收, 應付的餘額數, 或按信用證, 合同為單位的成本核算表等(標記明細表).
使用標記前可在賬戶表設定該賬戶是否需要輸入標記, 系統會檢查這個設定.
按[F8查詢]可調出設定標記的表格.
[傳票過賬]
如果傳票未過賬, 系統會在[過賬]欄位填上"N"以及執行儲存的用戶編號. 如果已經過賬, 則會填上"U"及執行過賬的用戶編號.
*** 過賬後如果需要修改傳票, 可以使用[F2過賬]回轉傳票.
(D)
明細賬及報表
[明細賬操作]
用[F2統計]可作即時統計. 畫面上有資料, 按[F2統計]可統計出截至該行所顯示的日期的賬戶餘額.或按[F9清屏]將畫面清成空白, 在適當的欄位填上統計的關鍵資料(例如賬號、日期等),再按[F2統計].
在[傳票號]欄位按[F8查詢]可查詢傳票.
[印出報表]
印出明細賬時, 可選擇日期範圍。
印出餘額表時, 賬號範圍上限的長度可表示累總的級數(適用於00/00/00這種格式的賬號). 如果選擇了幣別, 可得到分幣別的賬戶餘額, 如果不選擇幣別, 各賬戶的外幣餘額將兌換成本幣餘額.
例:
賬號
01~ZZ 幣別 HKD~USD 表示按一級賬戶累總, 并分幣別統計.
賬號 01~ZZ/ZZ 幣別 ~ 表示按二級賬戶累總, 并將餘額兌換成本地貨幣.
(E)
關於結轉下一年度
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先更改工作日期至會計年度的最後一日.
- [本年損益]及[上年損益]賬號為可選項目, 可以保留空白.
- 如果填上[本年損益]賬號, 同時[上年損益]賬號不為空, 系統自動將[本年損益]賬號的
餘額轉入下一年度的[上年損益], 否則轉入下一年度的[累積損益].
- 如果填上[上年損益]賬號, 系統自動將[上年損益]賬號的餘額轉入下一年度的[累積損益]
本年度所有盈虧賬戶的餘額將會轉入下一年度的[上年損益]項下, 否則轉入下一年度的
[累積損益].
- 必須填上[累積損益]賬號.
- 如果填上[兌換賬號], 系統自動將本年度的盈虧賬戶的餘額換算為本幣.
- 如果選擇了[將賬戶表帶到下一年度], 系統將覆蓋下一年度賬戶編碼表相同賬號的資料
- 如果選擇了[分別計算各標記的餘額], 系統會將標記帶到下一年度.
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